Почти все мы пользуемся электронной почтой. Большинство — по несколько часов в день. Вы уверены, что так и должно быть? Опишу несколько своих идей по этому поводу.

Электропочта — невероятно удобное средство коммуникации. В то же время оно очень часто используется крайне неэффективно.

Как-то раз я поймал себя на мысли, что большую часть рабочего времени «провожу» в почте и использую её вместо таск-менеджера (списка дел). Погоди, ведь задачи нужно упорядочивать по приоритетности, а не по свежести? Получается, я всегда работаю только над теми задачами, которые мне только что поступили. Получается, чтобы заставить меня сделать что-то, моему коллеге нужно как можно чаще писать мне напоминания о своей проблеме. И потом мы удивляемся, откуда взялся этот поток постоянных запросов и напоминаний в почте?

Проблема #1: в почте обычно выше находятся свежие письма, а не важные

Почта — плохой таск-менеджер. Не используй почту для ведения своего списка дел. По крайней мере без дополнительной настройки.
Как быть с письмами, требующими действий? Я стараюсь придерживаться GTD-методологии. Опишу ниже, как поступаю сам.

Проблема #2: почта затягивает

Мы имеем тенденцию хвататься за все, что сейчас перед нашими глазами и таким образом теряем из виду важные дела. Почта подпитывает наше эго и мозг постоянным сигналами. Это как наркотик. Нужно отвыкать. Не стоит держать открытой вкладку почты и тем более включать звуковые и визуальные уведомления о новых сообщениях. Не нужно моментально реагировать на все вновь поступающие письма, если только тебе именно за это не платят (менеджер по работе с клиентами).

Проблема #3: люди присылают мне кучу мусора, длинные неудобоваримые письма, групповую переписку по проектам и котят

Разделим проблему на составляющие.  Во-первых, по поводу переписки с коллегами.

Почта — тем более плохой таск-менеджер для команд

Убеди своих коллег использовать систему управления проектами и ведите общение там. Мы используем Podio.com. В идеале почта остается средством коммуникации только с внешним миром (всеми, кого не затянешь в свою проектную систему). И сюда не обязательно входят клиенты и подрядчики.

Люди присылают мне длинные неудобоваримые письма и котят

Часть длинных писем мы отсеяли, переведя их в систему управления проектами. Что делать с теми, что остались?

Обучай своих окружающих почтовому этикету. Вот, например, некоторые из правил, которым я учу наших сотрудников:

  • одному человеку пиши с одного и того же мыла
  • не разрывай цепочки писем
  • пиши осмысленную тему письма
  • на каждый отдельный вопрос пиши отдельное письмо
  • пиши коротко и ясно, резюмируй сказанное простыми словами

Ну так как быть с котятами?

  • Сообщи всем, что не хочешь котят в почте
  • Если не помогло, скажи всем, что отныне помечаешь все письма с котятами, как спам и они больше не смогут достучаться к тебе
  • Начни помечать как спам все письма с котятами

Думаю, поможет еще на первом этапе.

Проблема #4: люди ждут от меня быстрого ответа на почту

Ответ схожий с предыдущим. Сформулируй и огласи свой SLA — service level agreement — как скоро ты планируешь на какие сообщения отвечать. Отсюда получишь необходимую частоту разбора почты, к которому как раз мы и подобрались. Если нужно, дай возможность помечать письма как срочные, указывая в теме что-то наподобие #Срочно.

*Кстати, на этот тег можно настроить специальный фильтр, который пометит письмо с такой темой ярким ярлыком. *

Как разбирать почту

Входящие в почте — это твой инбокс или ящик для входящих, если говорить в терминах GTD. Его нужно регулярно расчищать. Делать это нужно одним заходом один или несколько раз в день (или в неделю, если ты совсем крут).

Обработка почты происходит так. Открываешь первое письмо, решаешь, что это:

  • если это задача, и ты можешь её выполнить в течение 2-х минут, выполняешь её, не закрывая письмо;
  • если это задача, и она требует более 2-х минут или более одного действия, записываешь её в своем списке задач/проектов + помечаешь письмо ярлыком «Сделать», если оно тебе может понадобиться для выполнения задачи;
  • если это что-то из подписок, которые ты хотел бы когда-нибудь почитать, пометь письмо умным ярлыком ‘promotions’ (ниже об этом) и архивируй;
  • если это что-то из подписок, которые тебе не интересны — не ленись сразу отписаться.
  • если это справочный материал к проекту, перенеси его в свою систему хранения справочных материалов (Эверноут?) или пометь ярлыком проекта и архивируй.

Совет. Никогда не закрывай письмо, не решив, что с ним сделать.

Еще совет. Очень здорово работает быстрый ответ на письмо перед тем, как ставить себе задачу «Ответить Васе по поводу дизель-генератора». Напиши так:

Привет, Вася. Спасибо за инфу. Подумаю и отвечу тебе в течение 2-х дней. Стас.

Я называю эти письма «one-liner» — пишу их одной строкой, чтобы без расшаркиваний. Такие короткие держалки в курсе — очень полезный простой навык.

Включи экспериментальные функции в gmail

Для удобства разбора почты полезно её настроить. Рассказываю на примере Gmail, так как другими сервисами не пользуюсь. Cтоит включить экспериментальные функции (настройки → лаборатория).

Автопереход

Архивируешь письмо, и тебе сразу открывается следующее сообщение (более старое) вместо папки «Входящие». И так пока не расчистишь. Гениально, по-моему.

general.jpg

Пользовательские сочетания клавиш (шорткаты)

Я использую шорткаты для:

  • архивирования (клавиша «1») и удаления (shift+клавиша «1») писем;
  • переключения на следующее и предыдущее письмо («shift+>» и «shift+<«);
  • добавления метки письму (клавиша «Z»)
  • использую некоторые стандартные.

Шорткаты в Gmail настраиваются довольно криво, но потом помогают здорово экономить время. Удобно, что можно задать варианты шортката в двух раскладках: «Z» и «Я» — тогда онработает, независимо от языка.

Дополнительные папки

Когда понял, что постоянно просматриваю всего два ярлыка, добавил на главную страницу почты письма с ярлыком «Сделать» и «Жду ответа».

Сначала видим все неразобранные входящие, ниже располагаем папку с тудушками (поставил максимум 25 писем), еще ниже — требующие ответа.

Вот, как выглядит моя настройка папок. lighttlist.jpg

Отмена отправки письма

Просто удобно, когда можно отменить случайно отправленное письмо.

general.jpg

Умные ярлыки

Как сказано в описании фичи, умные ярлыки сами классифицируют письма, пытаясь угадать, о чем оно. А ты им помогаешь, помечая письма ручками. Удобно перенести все рассылки, письма от сервисов и прочее в ярлык «Promotions» и настроить фильтр, который будет архивировать все такие письма.

Пометил первое письмо их автоматической серии от нового сервиса и больше не видишь остальных. Не отписываешься, а когда надо, просматирваешь все сразу по очереди.

Это работало до того, как в Gmail появились вкладки (tabs) и работает для меня сейчас. Вкладки (категории) я не использую, потому что они все время меня соблазняли посмотреть что же там нового и застрять на час-другой в рассылках от Мегаплана и прочих Конгру. Вкладка «Оповещения» казалась полезной, но потом я подумал вот что. Если я хочу узнать об этом вовремя (оповещение же!), я хочу, чтобы это оказалось во входящих. Если нет, надо выключить такие оповещения.

Гаджет «календарь google»

Если обрабатываемое письмо вдруг окажется напоминанием о предстоящем событии, которое ты не хочешь пропустить, удобно добавить событие в свой календарь прямо из почты. К тому же у меня подключен календарь офисных дежурств и в нем я всегда вижу, кто сегодня на смене.

Шаблоны ответов

Думаю, понятно из названия. Шаблоны экономят время. Сделай их — заточи свою пилу, мальчик.
Я лично использую шаблоны с помощью функции «Автозамена» программы Punto Switcher, но она страдает привязанностью к моей рабочей машине. А Gmail под рукой в любом месте.

Не строй дерево из ярлыков для справочной информации

Теперь о том, что для меня не сработало. Я долго занимался тщательным классифицированием писем по проектам, поставщикам, категориям товаров, вероятности сотрудничества. И почти никогда не пользовался этой системой. Поиск внутри почты работает отлично. Вот примеры продвинутых запросов (на английском). Чаще всего ищу переписку с конкретным пользователем, набирая в поиске from:email

Зато вот когда я действительно полагался на ярлыки:

  • группировка писем всех сотрудников одной компании (фильтр по маске *@company_domain)
  • группировка писем всех поставщиков в один ярлык и их архивация (громоздкий фильтр from:(email_postavshika1 OR email_postavshika2 OR…)
  • ярлыки для резюме кандидатов на наши вакансии по рейтингам кандидатов (у меня были шикарные «не катит», «возможно» и высший уровень — «вариант»). Позже я отказался от обработки резюме в почте и перешел на подио. Об этом — другая история.

За последнее время две вещи существенно изменили мой рабочий день в лучшую сторону. Это достижение inbox zero (чистой и упорядоченной почты) и отключение звука на мобильном. Рекомендую к употреблению оба.

Данный материал впервые был опубликован на Medium.com  под названием «Что такое почта и для чего она нужна (не смейтесь, я серьёзно)».