По аналогии с концепцией «тонкого клиента» в компьютерных технологиях предлагаю концепцию «тонкого офиса».
Тонкий офис — это способ организации рабочих мест, при котором любой сотрудник может решать все свои задачи за любой рабочей машиной, так как все данные и инструменты находятся «в облаке», т.е. на серверах различных сервисов и доступны через браузер.
Расскажу о своём опыте. Практически полностью перевёл свой небольшой офис в формат «тонкого».
На рабочих машинах не хранятся сколько-нибудь важные для бизнеса документы, базы данных и т.п. Совсем. Для работы сотрудники используют браузер Google Chrome + набор инструментов Google Apps (Gmail, Drive, Docs and Sheets) + Open Office Calc для очень больших таблиц. Для телефонии — виртуальная АТС с софтофонами (программа-телефон).
Все рабочие системы на SAAS: учет и обработка заказов, CRM, бизнес-процессы, коммуникации — всё в облачных сервисах. В виде исключений некоторые файлы хранятся в Dropbox, если для них нет более подходящего места.
Особого документооборота у нас нет в виду небольших размеров компании. Так что проблем с бумагами тоже нет. Осталось перевести договора с партнерами в электронную форму. Но это вопрос, мало зависящий от моего желания.
Чем это лучше обычного офиса?
- В любой момент любой сотрудник может начать работать с другого компьютера, даже абсолютно нового. На «пересадку» потребуется меньше получаса (установить браузер и офис, синхронизировать аккаунт в Chrome). Это может быть полезно в случае поломки или изъятия железа некомпетентными органами. Неоднократно слышал истории о том, как рейд вежливых товарищей в масках, парализовывал работу целой компании минимум на несколько дней из-за изъятия компьютеров и серверов. Вы готовы к такому?
- Сохранность и безопасность данных гарантирована репутацией сервисов, которые мы используем. Их системы резервного копирования и защиты данных по определению лучше любых моих, так как это их основной бизнес.
- Переходя на облачные сервисы вместо десктопных приложений и самостоятельного администрирования серверов, вы получаете массу преимуществ, присущих SAAS-технологиям. Надежность, гарантия сохранности данных, прозрачность информации, удобный доступ в любое время из любого места, высокая скорость работы и т.д.
- Если ваши сотрудники не используют специализированное десктопное ПО, доступное только в среде Windows, вы можете сэкономить на лицензиях для операционных систем и использовать свободные ОС. Например, Ubuntu.
Проблемные места тонкого офиса
Как хранить пароли
Главным «узким местом» я вижу безопасность паролей аккаунтов сотрудников. Для решения этой проблемы я использую менеджер паролей Lastpass. Долгое время обходились, как все, без него. Но поверьте, если вы не решите проблему хранения паролей за сотрудников, они будут писать их на листиках и вывешивать в офисе на видном месте.
Мне не кажется, что это оптимальный способ, а вам?
По безопасности паролей напишу отдельный пост. Подписывайтесь на рассылку!
Нужен стабильный интернет-канал
Очевидно, для нормального функционирования теперь критически важен стабильный интернет-канал. Если раньше вы что-то могли делать оффлайн, то теперь доступно гораздо меньше. Возможно, придется потратиться на надежный пакет и вероятно стоит добавить резервную линию от другого провайдера.
Как оказалось, это может вызвать некоторую головную боль даже в цивилизованном городе-миллионнике. В бизнес-центре, в котором я арендую офис, есть только один интернет-провайдер. К сожалению, это типичная ситуация для торговых и бизнес-центров в Украине, так как администрация получает откат от провайдера за «эксклюзив».
Отдаю себе отчет, что внедрить тонкий офис могут далеко не все. Особенно средний и крупный бизнес. Но для малого это вполне доступно. Нужно только не бояться мифической потери данных. Потерять важные данные скорее можете именно вы или любой из ваших сотрудников, так как не имеете специальных знаний и привычек для их безопасного хранения. При этом я уверен, что многие компании могут существенно сэкономить и оптимизировать процессы, переведя свои инструменты «в облако».